Warum eine Einwilligungserklärung für Selbsthilfegruppen?
Mit einer Einwilligungserklärung bestätigt eine Person, dass ihre Daten von einer verantwortlichen Person für festgelegte Zwecke verarbeitet werden darf. Eine Einwilligungserklärung kann auch mündlich getroffen werden. Da die verarbeitende Person in der Nachweispflicht ist, ist die schriftliche Form empfehlenswert.
Diese E-Mail-Vorlage für eine Einwilligungserklärung ist für die Nutzung innerhalb einer Selbsthilfegruppe gedacht, bspw. für Ansprechpersonen, die neue Interessierte in einen E-Mail-Verteiler oder eine Messenger-Gruppe einladen.
Für die Verarbeitung der Daten ist eine Person in der Gruppe die „verantwortliche Person“, welche die Daten zu den aufgelisteten Zwecken verwaltet. D. h. die verantwortliche Person hat die Aufgabe, die Daten sicher aufzubewahren, zu verwalten, zu ändern oder zu löschen. Sollten bei der Einwilligungserklärung einzelne Zwecke nicht gewünscht sein, wird empfohlen diese Punkte zu streichen.
Vorlage zum Kopieren einer E-Mail an die Gruppenmitglieder oder an neue Mitglieder
Betreff: Einwilligungserklärung zur Verarbeitung personenbezogener Daten
Sie nehmen an der Selbsthilfegruppe XY teil. Für die Verarbeitung ihrer Daten, benötige ich (Vor-/Nachname, Adresse, Tel./ E-Mail) die untenstehende Einwilligungserklärung ausgefüllt von Ihnen zurück.
Lesen Sie sich die Einwilligungserklärung und die Regeln sorgfältig durch und ergänzen Sie die rot markierten Stellen. Senden Sie die ausgefüllte Version dann per Mail an mich zurück:
Hiermit erkläre ich mich einverstanden, dass die oben genannte verantwortliche Person meine
Kontaktdaten ausschließlich zu folgenden Zwecken unter Einhaltung der Bestimmungen der DSGVO verarbeiten darf:
 Kontaktaufnahme zur Einladung zu Gruppentreffen, sowie gemeinsamen Aktionen
 Kontaktaufnahme zur Weiterleitung von Informationen professioneller Einrichtungen, soweit
diese die Gruppenarbeit oder das Thema der Selbsthilfegruppe betreffen
 Kontaktaufnahme zur Einladung an Videochats der Selbsthilfegruppe – Die Gruppentreffen im Videochat dürfen nicht aufgezeichnet werden.
 Kontaktaufnahme zur Einladung in eine Messenger-Gruppe oder Social-Media-Gruppe
Ich kann diese Erklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft durch Abgabe einer entsprechenden Willenserklärung gegenüber der verantwortlichen Person ändern oder widerrufen.
Ich verpflichte mich, Stillschweigen über Inhalte und Personen aus der Gruppe gegenüber Außenstehenden zu bewahren.
Vor-/Nachname, Kontaktdaten
Mit freundlichen Grüßen
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